Google Workspace چیست؟

گوگل ورک اسپیس چیست؟

Google Workspace نسخه جدید G Suite یا اتوماسیون گوگل است. شامل مجموعه ای از برنامه های مدیریتی گوگل می باشد که توسط یک ایمیل حرفه ای کسب و کار که به تقویم های مشترک (Calendar)، ویرایش و ذخیره اسناد آنلاین (Docs)، جلسات ویدیویی و موارد دیگر دسترسی کامل دارد. در واقع یک ورژن حرفه ای از جیمیل (Gmail) است که شامل گوگل شیت یا کاربرگ‌نگار (Sheets)، فضای ذخیره سازی ابری یا بارگیری (Drive)، اسلایدنگار (Slides)، فرم نگار (Forms)، سرویس شبکه اجتماعی گوگل (Google+)، ایجاد وب سایت (Sites) و پیامرسان (Hangouts) نیز متصل است.

شبیه ابزار Google Workspace در مایکروسافت آفیس نیز وجود داشت اما این موارد نسخه گوگل و پیشرفته آنها می باشند. برتری قابل توجهی که دارند فضای ابری است که همیشه در همه جا در دسترس هستند. همچنین تمام افراد همزمان می توانند از ابزار های google Suite یا اتوماسیون گوگل استفاده کنند.

تاریخچه Google Workspace

بیش از یک دهه، G Suite نام قدیم Google Workspace، مجموعه ای از ابزارهای بهره وری حرفه‌ای گوگل، به کسب و کار های زیادی را نظم بخشید. این سرویس در سال 2006 به عنوان راهی برای استفاده سازمان‌ها از خدمات گوگل، دامنه‌های خود را به صورت ماهانه به اشتراک گذاشت. رفته رفته همانطور که شیوه کار کاربران تکامل یافت، G Suite نیز پیشرفت چشمگیری کرد. اصلی ترین این تغییرات، Google Workspace بود.

google Suite یا (G Suite) چیست؟

هنگامی که وارد جیمیل می شوید دیگر با Google Workspace رو به رو می شوید. در واقع گوگل ورک اسپیس نسخه پیشرفته ای از جیمیل است که با اتصال جیمیل به همه ی ابزار های اتوماسیون گوگل سبب یکپارچگی در دسترسی ها شده است.

Google Workspace نسخه پیشرفته جیمیل

مجموعه اصلی ابزارها شامل Gmail، Google Talk، Google Calendar و Google Page Creator بود. با گذشت زمان، آن را گسترش داد و شامل Google Docs، Sheets، Slides، Forms، Google Drive، Google Chat و Meet شد. همه این ابزارها به صورت رایگان در اختیار مصرف کنندگان قرار می‌گیرد، اما فاقد ویژگی‌های خاصی هستند. مشتریان G Suite آدرس‌های ایمیل دامنه سفارشی (@gmail. com vs @howtogeek. com)، فضای ابری، ابزارهای مدیریت، پشتیبانی 24ساعته و 7 روزه مشتریان و موارد دیگر را دریافت می‌کنند.

آشنایی با ابزارهای اتوماسیون گوگل

جیمیل Gmail چیست؟

سرویس جیمیل یک سرویس ایمیل رایگان است که ویژگی‌های مدیریتی در Google Workspace اضافه شده است.

تقویم گوگل Google Calender

این یک تقویم آنلاین است که در آن زمان و برنامه قابل مشاهده است. این ابزار همچنین دارای ویژگی‌های اضافی در Google Workspace است که در زیر شرح داده شده است:

• این ابزار توانایی برنامه ریزی هوشمندانه قرار ملاقات‌ها را دارد. در واقع، در جایی که سیستم زمان در دسترس است یا در راه است، قرارها طبق برنامه همکاران مشخص شده و در تقویم ثبت می‌شوند.
• یک تقویم عمومی برای مصرف کنندگان است تا بتوانند رویدادهای آینده را مشاهده کنند.
• این تقویم به طور یکپارچه با Google Sites کار می‌کند.
• تقویم Google در Google Workspace به شما این امکان را می‌دهد که اتاقهای جلسه خالی را بیابید و منابع مشترک را بررسی کنید.

تقویم گوگل

سرویس پیامرسان Google Hangouts

سرویس پیام رسان Google Hangouts از متن، صدا و تصویر پشتیبانی می‌کند، دارای مزایای زیر در Google Workspace است:

• شرکت کنندگان در مکالمه می‌توانند صفحه نمایش خود را به اشتراک بگذارند.
• صفحه به طور خودکار روی صورت بلندگو متمرکز می‌شود و با استفاده از فناوری هوشمند بی‌صدا از ایجاد نویز در پس زمینه جلوگیری می‌کند.
• ادغام با تقویم گوگل
• برنامه‌های ویدئویی زنده به طور خودکار در حساب YouTube شما ذخیره می‌شوند.
• این ابزار در Google Workspace کنترل‌های سفارشی را برای مدیران ارائه می‌دهد، از جمله محدود کردن دسترسی و غیرفعال کردن سابقه چت.
• پیامهای وضعیت شخصی

هنگ اوت پیامرسان گوگل

گوگل پلاس +Google چیست و چه کاربردی دارد؟

گوگل پلاس شبکه اجتماعی گوگل است که برای اتصال یک سیستم به یکدیگر در سطحی عمیق‌تر استفاده می‌شود، جایی که افراد یا گروه‌های مختلف می‌توانند گردش کار خود را نشان داده و از نظرات دیگران در مورد آن مطلع شوند. این سرویس بحث و به اشتراک گذاشتن یک ایده را آسان می‌کند و به سطح تیم یا مکان آن بستگی ندارد. علاوه بر ویژگی‌های معمول، Google Workspace کنترل‌های حریم خصوصی را بهبود بخشیده است و می‌توان اجتماعات محدودی ایجاد کرد.

کار Google Keep چیست؟

گوگل کیپ برای ذخیره یادداشت‌ها با پشتیبانی از متن، صدا و تصویر است و همچنین توانایی ایجاد لیست را دارد. در Google Workspace، این ابزار گوگل برای دسترسی آسان به Keep notes on the web با Google Docs ادغام شده است.

Google Vault چه کاری انجام می دهد؟

آیا یک سرویس بایگانی و کشف الکترونیکی منحصراً در دسترس کاربران Google Workspace است؟ Vault یک راه حل آسان برای مدیریت اطلاعات در اختیار کاربران قرار می‌دهد که از اطلاعات مهم مراقبت می‌کند. این امر با ذخیره پیام‌ها و چت‌های Gmail و جستجوی آن‌ها با فیلترهای مختلف، هزینه دادرسی و تحقیقات حقوقی برای مشاغل را کاهش می‌دهد.

Jamboard گوگل چیست؟

Jamboard اولین محصول سخت افزاری G Suite است. Jamboard به ابر متصل است و به شما امکان می‌دهد در چندین موقعیت با چند Jamboard یا با یک تلفن هوشمند واحد کار کنید. Jamboard از انواع حالت‌های لمسی پشتیبانی می‌کند و دارای صفحه نمایش 55 اینچی 4k با دوربین HD، بلندگو و wi-fi داخلی است. جم بورد در واقع تخته هوشمند گوگل است.

G Suite چیست؟

Google Workspace به تکامل G Suite ادامه می‌دهد. در واقع، این حتی اولین تغییر نام نیست. این سرویس در ابتدا Google Apps for your Domain نامیده می‌شد. بعداً، نام آن به سادگی به Google Apps تغییر یافت، تا اینکه در نهایت در سال 2016 به G Suite تغییر پیدا کرد. در اصل، Google Workspace همان سرویس G Suite است. این نقطه اوج تغییرات متعددی است که Google در طول سال 2020 ایجاد کرده است.

ابزارهای جداگانه ادغام عمیق‌تری با یکدیگر دارند. به جای پرش بین Gmail، Docs، Meet و غیره، همه چیز در یک نقطه مرکزی در دسترس است. سرویس Google Workspace رایگان نیست، اما بیشتر ابزارهای موجود در Workspace نسخه رایگان دارند.

G Suite یا اتوماسیون گوگل

نقاط قوت سیستم Google Workspace چیست؟

با این حال، گفته شده است که G Suite در واقع یک نسخه Google از Microsoft Office است. اما مهمترین تفاوت این است که همه ابزارهای G Suite مبتنی بر فضای ابری هستند. به عبارت دیگر، همه داده‌ها در سرورهای گوگل ذخیره می‌شوند و در همه جا در دسترس خواهند بود. بنابراین، نیازی به ابزارهایی برای جابجایی یا ذخیره اطلاعات نیست.

چه کسی از Google Workspace استفاده می‌کند؟

مشاغل شخصی و تجاری می‌توانند از نرم‌افزار G Suite استفاده کنند. ویژگی‌هایی مانند دامنه ایمیل شخصی، ذخیره‌سازی ابری نامحدود و پشتیبانی 24ساعته 7 روز در هفته در نسخه تجاری و Premium G Suite در دسترس خواهد بود.

نکته مثبت استفاده از نسخه رایگان G Suite این است که برخلاف اکثر سیستم عامل‌های رایگان که پیام‌های تبلیغاتی را برای کاربران خود نمایش می‌دهند، کاربرانی که از نسخه رایگان G Suite استفاده می‌کنند، هیچ تبلیغی را مشاهده نخواهند کرد.

مزایای Google Workspace چیست؟

اگرچه G Suite در واقع یک نسخه Google از Microsoft Office است، مهمترین تفاوت این است که همه ابزارهای G Suite مبتنی بر ابر هستند. به عبارت دیگر، همه داده‌ها در سرورهای Google ذخیره می‌شوند و در همه جا در دسترس خواهند بود.

اما در مایکروسافت آفیس برای کار کردن افراد به طور همزمان، نیاز به خروج از فایل دارد در صورتی که در G Suite گروهی از کارمندان می‌توانند همزمان روی یک فایل کار کنند و تغییرات را در همان زمان ذخیره کنند. این ویژگی مهمترین مزیت رقابتی این سیستم فوق العاده است که آن را به عنوان ابزاری برای همکاری سازمانی معرفی کرده است.

این ویژگی مهمترین مزیت این سیستم فوق العاده است که آن را به عنوان ابزاری برای همکاری سازمانی معرفی کرده است.

نحوه ایجاد حساب Google Workspace

1. نام شرکت خود را وارد کرده و تعداد کارکنان را انتخاب کنید. توجه داشته باشید که این شماره بعداً قابل تغییر است.
2. در مرحله بعد باید اطلاعات تماس خود را وارد کنید. لطفاً توجه داشته باشید که پس از ارسال این فرم، Google یک ایمیل تأیید به آدرس ایمیلی که در این قسمت وارد کرده‌اید ارسال می‌کند. سپس آدرس ایمیل خود را به درستی وارد کنید.
3. گام بعدی این است که نام دامنه کسب و کار خود را ثبت کنید. در مرحله بعد باید اطلاعات تماس شرکت خود را وارد کنید. در نهایت، شما باید یک نام کاربری و رمز عبور برای حساب G-Suite خود تعریف کنید.

مدیریت حساب Google Workspace

هنگامی که حساب G Suite خود را ایجاد کردید، به داشبورد مدیریت آن هدایت می‌شوید. می‌توان گفت که پنل مدیریتی G Suite مهمترین قسمت آن است. می‌توانید از آن برای انجام همه تنظیمات G Suite استفاده کنید.

تفاوت بین G Suite و Gmail چیست؟

در اصل، Gmail رایگان و برای افراد است. G Suite پولی است و برای شرکت‌ها است. با Gmail، یک حساب ایمیل شخصی، مقداری فضای ذخیره در Google Drive و دسترسی به برنامه‌هایی مانند Google Docs، Slides و Sheets دریافت می‌کنید. فضای ذخیره‌سازی محدود است و نمی‌توانید کاربران بیشتری اضافه کنید. شما همچنین با یک آدرس ایمیل که شبیه name@gmail.com است گیر کرده اید.

G Suite به کل شرکت شما امکان دسترسی به حساب‌های Gmail و مجموعه محصولات اداری را می‌دهد. با G Suite Admin می‌توانید کاربران را به راحتی مدیریت کنید، فضای بیشتری در Google Drive دریافت کنید و آدرس‌های رایانامه‌ای مانند name@company.com داشته باشید. اما شما باید ماهیانه برای هر کاربر در شرکت خود هزینه پرداخت کنید.

چه چیزی G Suite را از سایر ابزارهای سند متمایز می‌کند؟

• یکی از ساده‌ترین ابزارها برای استفاده است.
• از هر ابزاری بهترین را دارد.
• ترکیب این دو مورد به G Suite امتیاز مشتری بالاتری نسبت به سایر ابزارهای سند می‌دهد.

بسیاری از ابزارهای اسناد ادعا می‌کنند که آسان هستند. G Suite واقعاً به این وعده عمل می‌کند. از زمان شروع به کار Google Docs، گوگل زمان و پول زیادی را صرف ساخت هر محصول در مجموعه تا حد امکان کرده است.

همکاری در Google Workspace

این همان چیزی است که G Suite را از سایر ابزارهای سند جدا می‌کند. گوگل زمان و منابع زیادی را برای اصلاح ویژگی‌های همکاری سند خود اختصاص داده است. یکی از ویژگی‌های برجسته، قابلیت افزودن نظرات و ویرایش‌های پیشنهادی در Google Docs است. اینها در ابتدا مانند ویژگی‌های کوچک به نظر می‌رسند. اما پس از چند ماه همکاری با تیم خود در Google Docs، نمی‌توانید تصور کنید که کار بدون آن‌ها انجام می‌شود. گوگل این ویژگی را که ارزش سندنگار Google را به شکل عمده‌ای تقویت می‌کند، کامل کرد.

اشتراک‌گذاری نیز با G Suite بسیار ساده شده است. در هر سند، کنترل کاملی بر افرادی که می‌توانند آن را ببینند دارید. نه تنها می‌توانید با وارد کردن ایمیل افراد در تنظیمات اشتراک‌گذاری، با آن‌ها به اشتراک بگذارید، بلکه می‌توانید نشانی اینترنتی سند خود را نیز به اشتراک بگذارید. در نهایت، ویرایش زمان واقعی نیز همکاری را بسیار آسان‌تر می‌کند. چندین نفر می‌توانند یک سند را باز کرده و آن را در زمان واقعی ویرایش کنند.

ابزار های Google Workspace

نحوه شروع کار با Google Workspace

شروع به کار با G Suite آسان است. ابتدا برنامه خود را انتخاب کنید. دکمه شروع رایگان آبی را انتخاب کنید و G Suite شما را در مراحل ثبت نام راهنمایی می‌کند. به یاد داشته باشید، شما در دوره آزمایشی محدود به 10 کاربر هستید.

1. قدرت تیم و کشور خود را انتخاب کنید.
2. هنگام ورود به سیستم، به جای «@ gmail. com» استاندارد، به نام دامنه‌ای نیاز دارید که آدرس منحصر به فرد شما باشد. اگر یکی ندارید، گوگل می‌تواند در انتخاب یکی به شما کمک کند.
3. نام دامنه منحصر به فرد شما برای آدرس ایمیل کسب و کار شما استفاده می‌شود. راه اندازی اکنون شروع می‌شود.
4. شما را مستقیماً روی کنسول مدیریت تنظیم کنید. در اینجا شما باید تأیید کنید که صاحب نام دامنه‌ای هستید که در مراحل اول استفاده کرده اید. اگر دامنه از طریق Google خریداری شود، Google آن را نادیده می‌گیرد.
5. به میزبان دامنه خود وارد شوید، سرویس میزبانی که نام دامنه خود را در آن خریداری کرده و کد تأیید متن را به سوابق DNS دامنه یا تنظیمات DNS خود اضافه کنید.
6. گوگل دامنه شما را در عرض چند دقیقه تأیید می‌کند. اکنون، می‌توانید کاربران جدیدی را با حساب‌های ایمیل خود اضافه کنید. در طول دوره آزمایشی فقط می‌توانید ۱۰ کاربر اضافه کنید.
7. Gmail را برای دامنه خود فعال کنید، و همه چیز آماده است تا خود را در G Suite غوطه‌ور کرده و آن را برای شرکت خود پیکربندی کنید.

G Suite یک سرویس اشتراک پولی است

بسیاری از افراد Google Drive و همکاری بین G Suite و سایر برنامه‌های رایگان گوگل ایجاد شده در اطراف آن را اشتباه می‌گیرند. به خاطر داشته باشید که G Suite درجه یک سازمانی است، بنابراین شامل بسیاری از موارد اضافی است که بخشی از برنامه رایگان مصرف کننده Google نیستند، حتی ممکن است دارای یک نام باشند.

هزینه Google Workspace چقدر است؟

G Suite سه نسخه برای تیم‌ها و شرکت‌ها در هر اندازه وجود دارد. G Suite همچنین یک دوره آزمایشی 14 روزه رایگان ارائه می‌دهد. برنامه‌های پرداخت انعطاف‌پذیر است زیرا می‌توانید تعداد اعضای تیم را در هر زمان تنظیم کنید و گوگل بر اساس آن ماهانه به شما حقوق می‌پردازد.

• پایه
  برنامه اولیه از 6 دلار برای هر کاربر در ماه شروع می‌شود. هر کاربر 30 گیگابایت فضای ذخیره‌سازی ایمن در همه برنامه‌های گوگل دارد.
• کسب و کار
  طرح تجاری از 12 دلار برای کاربر در ماه شروع می‌شود. از نظر ویژگی‌ها، همان طراحی اصلی است، اما فضای ذخیره‌سازی نامحدودی را برای همه کاربران فراهم می‌کند. امکانات اضافی شامل Vault، Cloud Search و App Maker است.
• پروژه شرکتی
  پروژه شرکتی با 25 دلار در هر کاربر در ماه شروع می‌شود. این طرح شامل تمام ویژگی‌های یک طرح تجاری با فضای ذخیره‌سازی نامحدود است، اما توسط کنترل‌ها و مدیریت امنیتی پیشرفته و همچنین ویژگی‌های گزارش پشتیبانی می‌شود.

برخی از ویژگی‌های اضافی در برنامه‌های فردی وجود دارد. می‌توانید نسخه‌های مختلف G Suite را مقایسه کرده و طرحی را انتخاب کنید که مناسب تیم شما باشد.

گوگل همچنین دارای نسخه‌های ویژه‌ای به نام G suite for training و G Suite برای سازمان‌های غیر انتفاعی کم هزینه است.

نتیجه و جمع‌بندی

رابط کاربری Google Workspace بسیار ساده است. اکثر کاربران با رابط کاربری گوگل آشنا هستند و نیازی به آموزش ندارند. G Suite یک ابزار آسان، قابل اعتماد و شناخته شده می باشد. گوگل یک جستجوی ابری ارائه کرده است که تمام فایل‌های موجود در Google Workspace را جستجو کرده و نتایج را تعیین می‌کند. این جستجو بستگی به سطح دسترسی دارد. یعنی نتایج به کاربری نمایش داده می‌شود که مدیران به آن نتایج دسترسی داشته اند.